Un evento, por sencillo que pueda parecer, requiere de una planificación detallada para que sea exitoso. Desde una íntima celebración de cumpleaños hasta el recibimiento de un importante líder mundial, es necesario que cada uno de los elementos sean planificados y justificados, de modo que el evento satisfaga sus expectativas y las de sus invitados.

El primer paso antes de empezar a planificar, es cuestionarse si el evento es oportuno y si es así, para quién lo es. Pregúntese por el valor que le aporta su evento a los asistentes. Organice eventos para conmemorar ocasiones especiales, celebrar hitos en su organización; no haga del recurso algo común porque se volverá cotidiano y perderá importancia.

Entre más tiempo disponible, hay más posibilidad de control y planificación. Esto significa que, por ejemplo, si usted quiere un evento en un lujoso salón con capacidad para más de doscientas personas, la búsqueda con tiempo le permitirá tener a su disposición diferentes opciones para valorar de acuerdo a lo que le sea más funcional. Por el contrario, si se está a menos de uno o dos meses del evento, es probable que los salones que cumplan con las características que usted busca, estén reservados y tenga que optar por una opción que no llene sus expectativas.

Tanto sus expectativas como las de los asistentes al evento deben ser realistas. Si tiene poco tiempo y poco presupuesto para el proceso de planeamiento, no genere falsas expectativas. Acepte sus condiciones desde el principio y escoja los elementos de acuerdo a sus posibilidades, haciendo lo mejor que pueda con los recursos y tiempo que disponga.

Sea un evento de bajo o de alto presupuesto, lo más importante es cuidar que todos los elementos vayan en la misma sintonía y de este modo, comuniquen el mismo mensaje. Hay muchos aspectos en un evento que no dependen del dinero y otros que indudablemente sí lo hacen; sin embargo para estos, usted puede establecer alianzas estratégicas o patrocinios que bajen el costo de producción, eso sí, tome en cuenta que para ello requiere de una buena inversión de tiempo para conseguir opciones alineadas al objetivo del evento.

Esto no significa que deba comprar materiales de alto costo, sino que todo funcione en sintonía. Si usted organiza un evento para una organización eco amigable, por ejemplo, procure que los materiales gráficos utilizados sean impresos en soportes amigables con el ambiente o que la mayoría de elementos sean en un soporte electrónico o virtual. Si tiene un evento de lujo podrá utilizar soportes premium y tintas especiales.

Una sola persona no puede hacerse cargo de todo el evento, tanto en el planeamiento como durante el evento. Tenga un equipo en el que confíe y que pueda resolver problemas cuando se necesite. De esta forma es menos probable que se escape algún detalle o que el evento se salga de control. Es de vital importancia que antes del evento cada miembro del equipo conozca su rol para el día de la actividad, de manera que se empodere de su tarea y no se de duplicidad de funciones.  

Haga una lista donde prevea lo que podría salir mal y cómo puede usted prepararse para enfrentarlo. No es posible controlarlo todo, pero si es posible premeditarse para reaccionar rápidamente cuando algo salga mal. Esto hace la diferencia entre un evento desastroso y un evento en el que ocurrió un pequeño incidente resuelto de inmediato.

No confíe en la memoria, utilice la documentación; el método deberá definirse de acuerdo al tipo de actividad. Si es una celebración importante para su empresa, lo más adecuado será documentarlo con fotografías y video de calidad y eso lo logrará contratando a un profesional con experiencia previa en eventos. También es importante que documente las reacciones de los asistentes, los momentos más importantes o emotivos, frases relevantes de los ponentes, etc.  

Haga un recuento del evento y evalúe lo que se hizo bien, lo que se pudo mejorar y los aprendizajes para futuras experiencias. Si es necesario, pida la opinión de alguien externo que le permita tener una perspectiva diferente sobre el evento y le ayude a encontrar los puntos de mejora en los que se debe trabajar. Estos puntos son un resumen de algunas recomendaciones para tomar en cuenta cuando realice su evento. Por supuesto, cada actividad tiene sus particularidades y no es posible encontrar una receta que lo resuelva todo, sin embargo con esta guía básica usted podrá estar mejor preparado para que su evento cumpla con las necesidades de su organización.