En muchas ocasiones no documentamos los trabajos realizados, ya sea por falta de información, problemas para la sistematización, o bien, porque lo olvidamos. Sin embargo, es importante evidenciar las actividades ejecutadas porque nos permite identificar los logros, puntos de mejora, simplificar procesos en futuros proyectos y respaldar nuestra experiencia y trabajo.

El proceso de sistematización de experiencias y proyectos es clave para una adecuada rendición de cuentas, en especial para organizaciones sin fines de lucro u órganos estatales, que deben dar cuenta a varios socios, donantes, entes gubernamentales y a la sociedad en general.

Para lograr una documentación efectiva de sus proyectos (eventos, campañas, acciones o programas de RSE, capacitaciones, entre otros), le recomendamos seguir los siguientes pasos que le ayudarán en su proceso de sistematización:

1- Defina el objetivo y los indicadores de su actividad

¿Qué desea lograr con su actividad y cómo puede medir su éxito?

A partir del objetivo planteado, aspectos como la asistencia, el involucramiento de los participantes, cantidad de tareas completadas o productos realizados, pueden ser indicadores que le ayudarán a medir el cumplimiento de la meta propuesta y justificar el éxito de su proyecto.

2- Elabore una guía con las tareas por realizar y los insumos a recopilar

Estos materiales le permitirán ordenar su proyecto y evitar que olvide detalles importantes, de manera que cuando se disponga a redactar un reporte, pueda tener a mano todo lo que necesite y no incurra en inversión adicional de tiempo buscando insumos pendientes.

Es recomendable que estos materiales y todo lo que necesite para su proyecto, lo disponga en un mismo espacio en su computadora para facilitar el acceso a la información.

3- Procure realizar un registro fotográfico y escrito de su actividad

Tome nota de cada acontecimiento que suceda en su actividad; describa las reacciones de los participantes, las tareas que realizaron, las dificultades que tuvieron y los momentos claves de su evento.

Además, fotografíe las acciones más representativas de su proyecto; asegúrese que las capturas sean con distintos ángulos y de ser necesario, destine un espacio “libre” en la fotografía para poder colocarle una frase.

4- Las citas textuales agregan valor

Anote frases claves de expositores, datos duros que refuercen los mensajes alineados a sus objetivos, experiencias de los participantes y comentarios que le ayuden a mejorar su actividad para el futuro. Estas citas podrá utilizarlas en el reporte, en fotografías, publicaciones y productos que elabore a partir de su evento.

5- Responda siempre preguntas clave

¿Qué? ¿Dónde? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Quién? ¿Para qué? ¿Por qué?

Contestarse estas preguntas le facilitará dotar de contenido su reporte y así agregar valor a las personas que lo leerán posteriormente. Además, a la hora de redactar la sistematización, procure realizarla lo más interactiva posible; intercale fotografías, datos duros, citas textuales de participantes, y a partir de los indicadores planteados al inicio, justifique los resultados y el cumplimiento de sus objetivos.